Un’impresa può utilizzare CRM, gestionali, fogli di calcolo, e-commerce, sistemi di fatturazione e strumenti di comunicazione ed essere ancora organizzata in modo analogico. GIAFFATTO parte da un principio diverso: digitalizzare il processo, non moltiplicare gli strumenti.
Per anni la digitalizzazione delle imprese è stata raccontata soprattutto come una corsa agli strumenti.
Un nuovo software per amministrare. Uno per vendere. Uno per pianificare. Uno per comunicare. Un CRM per conoscere i clienti. Un e-commerce per vendere online. Un foglio di calcolo che, nonostante tutto, continua a essere indispensabile.
Poi arrivano email, messaggi, telefonate e cartelle condivise a tenere insieme ciò che i software non riescono a collegare. Il risultato è un paradosso: aziende sempre più digitali negli strumenti, ma ancora profondamente analogiche nei processi.
È da questo problema che parte GIAFFATTO, una piattaforma di lavoro B2B costruita attorno a un’idea apparentemente semplice: un’informazione dovrebbe nascere una volta, seguire il processo al quale appartiene e rimanere patrimonio dell’azienda.
Il vero costo è nello spazio tra un software e l’altro
Molte inefficienze aziendali non avvengono all’interno dei singoli programmi. Avvengono tra un programma e l’altro.
Un commerciale raccoglie un’informazione e l’amministrazione deve reinserirla. Un tecnico conclude un’attività e qualcuno deve chiedergli che cosa abbia fatto. Un contratto è perfettamente archiviato, ma una persona deve ricordarsi quando scade. Un ordine arriva online e deve essere trasformato in un nuovo processo. Un documento esiste, ma bisogna sapere dove cercarlo.
Il costo non è soltanto il tempo impiegato. È la dipendenza continua dalle persone che conoscono il percorso dell’informazione.
Ed è proprio questo uno dei punti sui quali GIAFFATTO cambia prospettiva: non limitarsi a conservare i dati, ma collegarli a ciò che deve accadere dopo.
Quando l’informazione appartiene alle persone invece che all’azienda
In moltissime imprese esistono figure che sembrano sapere tutto. Sanno quale cliente va richiamato, chi sta seguendo una determinata attività, dove si trova un documento, quale accordo è stato preso e che cosa deve succedere domani.
Sono persone preziose. Ma quando l’organizzazione dipende dalla loro memoria, quella conoscenza non appartiene veramente all’azienda. Una struttura cresce quando attività, responsabilità e informazioni diventano visibili e ricostruibili anche senza dover individuare ogni volta la persona giusta a cui fare una domanda.
Da qui uno dei principi centrali di GIAFFATTO:
Un processo. Un dato. Un responsabile.
Ogni attività può avere uno stato, una responsabilità e una storia. L’informazione rimane collegata al cliente, al lavoro e alle persone autorizzate a utilizzarla.
Il titolare non dovrebbe essere il middleware dell’azienda
Esiste poi una situazione che molti imprenditori conoscono bene. Il titolare diventa il punto attraverso il quale passa tutto. Sa cosa è stato promesso dal commerciale, conosce il problema del cliente, telefona all’operativo, ricorda all’amministrazione una scadenza e interviene quando due reparti possiedono versioni differenti della stessa informazione.
In termini informatici, diventa quasi il middleware umano dell’impresa. Ma un’azienda realmente strutturata dovrebbe consentire al titolare di governare il processo, non di collegarne manualmente ogni pezzo. Per questo in GIAFFATTO controllo non significa semplicemente produrre più report.
Significa poter sapere che cosa sta accadendo senza essere costretti a ricostruirlo continuamente attraverso telefonate, messaggi e riunioni.
Cambia il settore, non cambia il problema
La forma concreta del processo cambia naturalmente da un’impresa all’altra. In un’azienda tecnica può iniziare da un cliente e proseguire attraverso un intervento, un operatore, materiali utilizzati, documentazione e fatturazione. In una rete commerciale può nascere da una trattativa, trasformarsi in offerta, diventare contratto e produrre le attività successive.
In un’azienda che vende prodotti complessi può partire da un configuratore, attraverso il quale commerciale o cliente costruiscono una soluzione, ne determinano il prezzo e generano l’offerta. E il processo può iniziare ancora prima attraverso un e-commerce B2B o B2C, facendo proseguire ordine, cliente, prodotto e attività all’interno dello stesso ambiente operativo.
GIAFFATTO comprende inoltre gestione di persone, presenze, scadenze, formazione, visite mediche, documentazione, magazzini e altre funzioni che possono essere attivate e configurate in funzione dell’organizzazione.
Il punto, però, non è il numero delle funzioni.
È la continuità tra una funzione e l’altra.
Innovare significa anche togliere
Per molto tempo abbiamo associato l’innovazione all’aggiunta di nuove tecnologie. Più software. Più applicazioni. Più dashboard. Più dati. Ma c’è anche un’altra forma di innovazione: quella che elimina.
Elimina una doppia registrazione. Elimina una telefonata necessaria soltanto per sapere a che punto è un’attività. Elimina un documento che deve essere cercato. Elimina il promemoria affidato alla memoria. Elimina il passaggio nel quale una persona prende un dato da un sistema e lo copia dentro un altro. È qui che la tecnologia comincia realmente a cambiare un’organizzazione.
Perché la trasformazione digitale non si misura dal numero di strumenti presenti in azienda, ma dal numero di passaggi inutili che l’azienda riesce finalmente a non fare più.
Un processo. Un dato. Un responsabile.
E un’impresa nella quale la tecnologia smette di essere una collezione di software e diventa, finalmente, un modo diverso di lavorare.
